Lorsqu'on domicilie son entreprise chez un prestataire spécialisé dans la domiciliation, des règles s'appliquent au contrat conclu. Découvrez les en cliquant ici !
La domiciliation consiste, pour une entreprise qui ne dispose pas de locaux pour exercer son activité, à déclarer son adresse, ou son siège social, auprès d'une société spécialisée dans la domiciliation : cela permet au client domicilié de disposer d'une adresse officielle - qui ne change pas ! - à communiquer à ses clients ou aux administrations ; il peut y recevoir ses clients ou tenir ses réunions ou assemblées ; il peut bénéficier des services annexes proposés par la société de domiciliation (secrétariat téléphonique, location de bureaux, reprographie, etc.). La domiciliation est encore intéressante dans les cas où l'intéressé n'a pas le droit de domicilier son entreprise chez lui.
Les règles juridiques applicables à la domiciliation ont été profondément réformées par une loi du 4 août 2008, complétée par une ordonnance du 30 janvier 2009. Par ces textes, le législateur a souhaité, d'une part, développer l'activité de domiciliation compte tenu de son intérêt : la domiciliation des personnes physiques, jusque là interdite, a été expressément autorisée. Mais, d'autre part, il a entendu contrôler davantage cette activité pour lutter contre le blanchiment de capitaux : l'activité de domiciliation est réglementée de manière rigoureuse et le non respect de la réglementation expose l'intéressé à des sanctions pénales (amende et/ou emprisonnement !).
La présente fiche expose les règles relatives au contrat de domiciliation conclu avec le client (une autre fiche concerne l'exercice de cette activité par les sociétés de domiciliation).
Le contrat de domiciliation est expressément encadré par la loi.
D'abord, il doit être rédigé par écrit et conclu pour une durée d'au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction (article R. 123-168 du Code de commerce). Ce contrat doit être communiqué au greffe du tribunal de commerce lors de l'immatriculation de l'entreprise domiciliée (article R. 123-167 du Code de commerce) et il est mentionné au registre du commerce et des sociétés (article R. 123-169 du Code de commerce).
Ensuite, la loi soumet les parties à un certain nombre d'obligations, prévues à l'article R. 123-168 du Code de commerce.
- Le domiciliataire doit disposer d'une pièce qui permette d'assurer la confidentialité des réunions qui s'y tiennent. Il détient, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du client et les justificatifs relatifs à leurs lieux d'activité et ses documents comptables (lorsqu'ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire). Il informe le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, il en informe également le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l'artisanat. Il communique aux huissiers de justice munis d'un titre exécutoire les renseignements propres à permettre de joindre la personne domiciliée. Il fournit, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents une liste des sociétés commerciales qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, une liste des sociétés commerciales domiciliées au 1er janvier.
- Le client prend l'engagement d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l'entreprise, soit, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation. Il se déclare tenu d'informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité. Il prend en outre l'engagement de déclarer tout changement de son domicile personnel, tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi qu'au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l'engager à titre habituel. Il donne mandat au domiciliataire, qui l'accepte, de recevoir en son nom toute notification.
Ces obligations, ici encore, sont sanctionnées pénalement : est puni de 1500 € d'amende le fait, pour la société de domiciliation, de ne pas respecter ces obligations.
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