Dans un souci de transparence, il est normalement possible à tout citoyen de consulter les divers documents produits par l'administration. Cela présente en particulier un intérêt notable lorsqu'il s'agit de contester un acte administratif. Toutefois, certains motifs peuvent conduire au refus d'une demande de communication.
I - De quels documents est-il possible d'obtenir communication ?
1) Par principe, tous sont communicables
2) Exceptions
II - Selon quelles modalités ?
1) Délai de réponse
2) Recours
3) Support
4) Coût
5) Redirection des requêtes
I - De quels documents est-il possible d'obtenir communication ?
1) Principe de communicabilité
Un document administratif est défini comme tout document élaboré ou détenu par une personne publique ou par une personne privée chargée d’une mission de service public. Par exemple, il peut s'agir d'études, de comptes rendus, d'instructions, de circulaires, de correspondances, d'avis, de prévisions ou de décisions.
La loi prévoit que tous les documents administratifs sont par principe communicables. Toute personne, sans condition de nationalité et sans avoir à donner les motifs de sa demande, est recevable à formuler une demande de communication.
2) Limites à la communicabilité
L'administration peut cependant refuser de communiquer un document administratif :
- lorsque les documents peuvent porter atteinte à un secret protégé (défense nationale, activités judiciaires...) ou à la sécurité nationale. Ils ne peuvent pas être communiqués.
- lorsque les documents sont couverts par le secret médical ou commercial ou font apparaître une appréciation de l'administration sur une personne physique identifiable. Il ne pourront alors être communiqués qu'à la personne qu'ils concernent. Il sera toutefois possible d'en obtenir la communication après que les données sensibles aient été occultées.
- en cas d’impossibilité matérielle de retrouver le document ou si le document en question n’existe plus.
- si la demande est considérée comme abusive (demandes répétitives ou systématiques).
- dans le cas de documents inachevés, publiés ou préparatoires à une décision administrative en cours d’élaboration.
II - Selon quelles modalités ?
1) Délai de réponse : l’absence de réponse de l'administration pendant un délai d’un mois constitue une décision implicite de rejet de la demande.
2) Recours : en cas de refus, il est possible d'adresser une demande à la CADA (Commission d'accès aux documents administratifs) pour forcer l'administration à communiquer le document, si le refus était irrégulier. Ce recours est un préalable obligatoire à une éventuelle saisine du juge.
3) Support/mise à disposition : trois options sont laissées au choix du demandeur, sous réserve des possibilités techniques de l’administration et de la préservation de l’intégrité du document : la consultation sur place, la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou de l’envoi d’un courrier électronique lorsque le document est disponible sous format électronique.
4) Coût : la reproduction est mise à la charge du demandeur (frais relatifs à la reproduction et à l’envoi des copies). En revanche, la consultation sur place et l’envoi par courrier électronique sont gratuits.
5) Redirection des requêtes : si la demande est adressée à un service n’ayant pas le document à sa disposition, celui-ci devra rediriger la requête vers le service compétent, à charge pour lui de procéder à la transmission du document au demandeur.
Textes de référence
Loi n°78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal, modifiée par la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations et par l’ordonnance n°2005-650 du 6 juin 2005 relative à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques.
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